Assistante Administrative

CARACTERISTIQUES DU POSTE

Titre du poste: Assistante Administrative
Supérieur Hiérarchique: Directeur Général
Lieu d’exercice : Cotonou Bénin

MISSISON

La titulaire du poste a pour rôle d’assurer l’assistance administrative et logistique nécessaire au bon fonctionnement de la Direction Générale. Elle est également en charge de la gestion des opérations classiques du secrétariat.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

• Accueillir, informer, orienter les personnels et les usagers de l’institution,

• Assurer une bonne communication avec les clients internes et externes,

• Gérer efficacement les appels et assurer leur filtrage,

• Concevoir et rédiger les correspondances administratives

• Assurer la gestion des courriers et divers documents, les traiter, les scanner ou reproduire, et les diffuser

• Assurer le classement et l’ archivage de documents

• Recueillir et compiler les informations des services au besoin,

• Classer et archiver (papier ou numérique) les documents et informations,

• Veiller à la confidentialité des informations,

• Faire le Suivi des courriers, documents et informations affectés par le Directeur Général,

• Faire le suivi des actions spécifiques confiées par le Directeur Général,

• Gérer l ’agenda et le planning du Directeur Général dans le cadre de sa participation aux diverses réunions et visites clientèle,

• Assurer la programmation des réunions et visite dans Outlook,

• Organiser efficacement les déplacements et anticiper les besoins: en prenant en charge toute l’ organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, préparation de documents, logistique…),

• Assurer l’organisation des réunions de la Direction Générale

• Assurer la préparation des pause-café du Conseil d’Administration.

• Assurer la gestion des salles de réunions de la Direction Générale

  PROFIL REQUIS

  Niveau d’Etudes & Expériences

• Minimum BAC+3 en Secrétariat ou autres diplômes connexes

• Au moins 3 années au poste d’Assistante de Direction et autres expériences similaires

  Compétences

• Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,

• Avoir des qualités rédactionnelles

• Avoir une réelle qualité organisationnelle (gestion du temps, des projets, …)

• Savoir garder le secret professionnel

• Avoir le souci de la satisfaction du client

• La discrétion et la courtoisie

• Avoir une bonne expression orale

• Savoir prendre des initiatives

• Avoir l ’ouverture d’esprit

• Une bonne maîtrise du français et de l’anglais, des outils bureautiques et des techniques de communication

• Aptitude à travailler en équipe

• Avoir une bonne présentation.